リモートワークの広がりと共にオンライン会議を導入する企業や団体が増えています。
経費削減や新規顧客の獲得に役立つと言われていますが、具体的にイメージできないため導入をためらうケースもあるようです。
そこで今回はオンライン会議の活用事例を7つ紹介します。
オンライン会議がどのように活用されているのか見ていき、何ができるのか確認しましょう。

オンライン会議の活用事例8選

アイリスオーヤマ

アイリスオーヤマでは10年以上前から製品の企画会議をオンラインで行っており、数多くの新商品をオンライン会議で生み出しています。

海外に数多くの生産拠点を持つアイリスオーヤマは、グローバル規模で会議を行う必要があり、それを支えるシステムとしてオンライン会議がどうしても必要でした。
自社の海外工場に加えて世界のパートナー企業ともオンライン会議で、よりスピード感ある経営判断が可能になりました。

また、オンライン会議の画質をハイビジョンにすることで、新商品の魅力が正確に伝わるようになったと言われています。
少人数でも使えるようカスタマイズされており、1対1のやり取りも手軽です。
最先端のオンライン会議が企業のダイナミズムを生み出した事例と言えるでしょう。

イトーキエンジニアリングサービス

全国に拠点を持つイトーキエンジニアリングは、事業所間で情報の共有をするのに時間がかかるのが課題でしたが、オンライン会議を導入することで電話やメール、画像だけでは難しかったハイレベルな情報共有が可能になりました。

たとえば事業所の生産設備でトラブルが発生した際に、問題個所の映像をオンライン会議で流すことで最新の状況を他事業所の技術スタッフが詳細に把握できるため、より効果の高い解決策が提案できます。

高速回線を利用した双方向のコミュニケーションが可能なので、通常の会議と変わらない間隔で話し合えるところも円滑な問題解決に貢献しています。

さらにオンライン会議の映像を常時映し続けることで、それぞれの事業所がお互いに相手の状況をリアルタイムで把握できるようになり、平時のやり取りが円滑になりました。

沖縄海邦銀行

沖縄海邦銀行は研修にオンライン会議を活用しています。

これまでは研修を開催するために各営業所に連絡をし、スケジューリングを行う必要があり、多くの時間的および人的リソースが費やされ、業務に影響が及ぶケースもありました。

オンライン会議を使い研修を実施するようにしてからは、研修会場の手配や移動時間を加味した日程調整が不要となったため、従来よりも負担が大幅に減りました。
また、顧客の要望や疑問に応えられない場合、他の営業所に在籍する専門知識を持った社員との相談を提案するなど、顧客をつなぎとめた実績もあります。

このことがきっかけで、オンライン会議システムを活用した顧客サービスの開発を検討しているそうです。

医療法人協和会

医療法人協和会ではコロナウィルスに対応するため、これまで院内全体で行っていた朝礼をオンライン会議で行うように変更しました。

一箇所に大勢集まることが問題視されていたものの、情報共有の意味合いもあった朝礼を完全に中止することはできません。
感染対策をしながら迅速な情報伝達ができるオンライン会議は正に渡りに船だったようです。

患者のセンシティブな情報を扱うこともあるため、システムをローカルで構築するオンプレミス方式を採用しておりセキュリティの問題もクリアしています。

医療施設のような情報管理が厳しい現場でも、導入方法次第ではオンライン会議を問題無く活用できます。

神戸トヨペット

神戸トヨペットでは地域住民とのつながりを維持するためにオンライン会議を上手く活用しています。

以前から小学生向けの水素教室を開催しており、トヨタの燃料電池の仕組みを発電実験を体験しながら理解できるとあって人気でしたが、コロナ禍のために教室の存続が危ぶまれることに。

その状況を解決する一助となったのがオンライン会議です。1つの教室に子供たちを集めて行っていた水素教室をオンライン会議でライブ配信することで、それぞれの教室で体験できるようにしました。

実験後はリアルタイムで質問できるため、子供たちの好奇心にキチンと応えられます。
密を避けながら、貴重な学習機会を維持できたのはオンライン会議システムの功績と言えるでしょう。

日赤薬剤師会

日赤薬剤師会は日本赤十字社で働く全国の薬剤師が登録している団体で、毎年大規模な研修会と総会を行います。

これまでは都内の会場を借りて300人規模で開催していましたが、コロナ禍を考慮してオンライン会議システムを使って行うことに。

300人が参加するオンライン会議ということで、規模に対応するだけでも大変なことでしたが、これに加えて総会では決議や承認もオンライン会議で行うことが問題になりました。
最終的には通信品質にすぐれたオンライン会議システムを利用することで問題を解決し、総会と研修会は問題なく開催されました。決議に関してはシステムのアンケート機能を使うことで対応しています。

参加の中には回線品質が低い方も確認されましたが、様々な回線品質で動作するよう調整されている国産のオンライン会議システムを使っていたため、終始トラブルは無かったそうです。

現在は、これだけの規模のオンライン会議もスムーズに実施できるようになっています。

スエヒロ

スエヒロは防災設備の販売とメンテナンスを行う企業です。
営業エリアが関東圏と島根県に広がっているため事業所間の迅速な情報共有ができないことが課題でした。

距離的な問題だけでなく、事業所ごとに会社の雰囲気や仕事のやり方が異なるため連携が取りにくいのも問題で、企業として一体感が生まれません。

状況を変えたのはオンライン会議でした。
本社まで行って活動報告をする必要が無くなり、相談があれば本社にすぐ問い合わせできます。
コミュニケーションが活発になり、拠点ごとの業務の効率化が進みました。
情報共有が簡便になったことで業務内容や仕事のやり方の違いも無くなり、統一感ができたことも大きな変化です。

活用事例から見えてきたオンライン会議でできること

事業所間の情報共有が迅速に行える

オンライン会議はリアルタイムで複数の事業所をつなぎます。
各事業所の最新状況を常に確認できるため、他の事業所への問い合わせがスムーズに行えます。
トラブルが発生した場合は、文字や会話だけでなく映像で状況を伝えられるところもオンライン会議の強みのひとつです。

回線によっては高解像度で映像を送れるので、詳細な状況を確認できます。
利用するオンライン会議システムによっては維持費を抑えられるので、オンライン会議で事業所の映像を流し続けることも可能です。自社の都合に合わせて必要な情報を共有できるでしょう。

会議のための移動時間を本来の業務にまわせる

各事業所で働く社員を定期的に本社に呼んで活動報告させる必要が無くなるので、移動に使っていた時間で本来の業務を行えます。
業務効率や社員の労働時間短縮につながるでしょう。

また、報告や連絡業務の管理を行っていた人員を他のところにまわせるメリットもあります。
業績に直結する業務に人員をかけられるようになり、より事業の活力が増します。

効率的に研修できる

オンライン会議を使ってクリアな映像を配信できるため、研修の準備にかかる負担が軽くなり、効率的に研修できるようになります。
複数の事業所の社員が1箇所に集まって研修を行う場合、スケジュール調整と移動に時間がかかり非効率です。

オンライン会議を活用すれば各自の事業所で研修を受けられるためスケジューリングに時間がかかりません。
研修を動画として保存し後で確認できるため、都合で出席できなかった社員も内容を確認できるでしょう。
時間をかけずに開催できるようになれば、研修の回数を増やすことも可能です。
社員のスキルアップにつながるでしょう。

100人を超える総会をオンライン化できる

従来のビデオチャットでは難しかった数百人規模のオンライン会議にも対応できます。

これまでは参加者が増えると通信品質にバラツキが生じ、滑らかなオンライン会議が難しくなるケースもありましたが、技術革新のおかげで低速な回線を使っている参加者がいても影響を受けることなく会議ができます。

まとめ：オンライン会議は業務の効率化に貢献する

オンライン会議は離れた事業所や生産拠点をリアルタイムでつなぐことで、遠隔地の情報共有を円滑にします。
最新のものは繊細な映像を配信できるだけでなく、アンケート機能など会議に役立つ機能も数多く備わっているため、より利便性がアップしています。

本社に各事業所の社員が集まって会議をする代わりにオンライン会議を導入すれば社員の負担が減り、本来の業務で力を発揮できるようになるでしょう。
複数の事業所の社員が集まって研修や会議をされているなら、オンライン会議の導入を前向きに検討することをおすすめします。